مدیریت دانش چیست ؟ قبل از تعریف این واژه خوب است که معنای کلمه “دانش” را مرور کنیم. منشأ هر دانشی داده می شود. داده ها مجموعه ای از واقعیت های خام و بی نظم است. مانند اعداد ، حروف ، کلمات و غیره. وقتی از وضعیت و رابطه بین داده ها سؤال می شود ، به این اطلاعات پاسخ داده می شود. به عنوان مثال کتاب اصول بازاریابی داده را در نظر بگیرید. وقتی این سوال را می پرسیم که این کتاب کجا قرار دارد؟ ما در حال ایجاد اطلاعات هستیم؛ زیرا ما می خواهیم بین کتاب و جای آن ارتباط برقرار کنیم.
به همین ترتیب ، برقراری ارتباط بین اطلاعات موجود باعث ایجاد دانش می شود. دانش در واقع خلاصه ای از اطلاعات زیادی است. این خلاصه مجموعه ای از مرور ها و اطلاعات را در اختیار ما قرار می دهد. به عنوان مثال ، اگر اطلاعاتی درباره مکان کتابهای مختلف جمع کنیم ، می توان نتیجه گرفت که می توانیم اکثر کتابها را در کتابخانه پیدا کنیم. بنابراین لازم نیست که هر بار از موقعیت مکانی هر کتاب بپرسیم.
طبق این تعریف ، مدیریت دانش می تواند به عنوان روشی تعریف شود که پتانسیل دانش شرکت را راهنمایی و کشف کند. مدیریت دانش در حقیقت فرایند تولید دانش و قرار دادن آن در اختیار افرادی است که به آن نیاز دارند. به عبارت دیگر ، این کمک می کند تا مردم اطلاعات مورد نظر خود را سریعتر و آسان تر دریافت کنند.
مدیریت دانش چند نوع می باشد؟
مدیریت دانش را از نظر نوعِ دانش به دو دسته تقسیم می‌کنند. اولین نوع آن، همانی است که به راحتی می‌توان آنرا فهمید و به دیگران نیز آموزش داد. این نوع از دانش با عنوان دانش صریح (Explicit) یا رسمی (Formal) یا تدوینی (Codified) شناخته می‌شود مثلاً کتابهای دانشگاهی، استانداردها و … در این دسته قرار می‌گیرد. در مقابل این دانش، دانش ضمنی (Tacit) قرار دارد که سخت می‌توان آنرا فهمید، جمع‌بندی و آماده‌ی آموزش به غیر کرد. این دانش معمولاً شامل مهارت‌هایی است که احتیاج به درک و انتقال مستقیم دارد مثل زبان بدن، حس زیبایی‌شناسانه و …..
همچنین می‌توان مدیریت دانش را بر اساس انواع زیر نیز طبقه‌بندی کرد:
- دانش واقعی که همانند علم (Science) با اندازه‌گیری، مشاهده و داده‌های معتبر سر و کار دارد.
- دانش مفهومی که به رویکردها و سیستم‌ها مربوط می‌شود.
- دانش انتظاری که ریشه در انتظارات، فرضیه‌ها یا قضاوت‌ها دارد.
- دانش روش‌شناسانه که با امور تصمیم‌گیری و حل مسئله سر و کار دارد.
متناسب با هر یک از این دسته‌بندی‌ها روش و ابزاری وجود دارد که پس از شناسایی نوع مسئله می‌توان از آنها استفاده کرد.
مدیریت دانش چه اهمیتی دارد؟
سوالی اکنون مطرح می‌شود این است که مدیریت دانش چه تأثیری بر روی سازمان می‌تواند بگذارد؟
تصمیم‌گیری با دانش متکی به شرایط
عموماً تصمیمی که در محیطی گرفته می‌شود در جای دیگر کاربرد ندارد. به عبارت دیگر تصمیم‌گیری فرایندی اقتضایی است و تغییرات جغرافیایی، فرهنگ و … بر روی آن تاثیر می‌گذارد. بنابراین وجود سیستمی (مدیریت دانش) که به ما بگوید در شرایطی خاص، برای تصمیم‌گیری به چه معیارهایی توجه کنیم ضروری است.
مدیریت دانش و یادگیری سازمان
افرادی که آشپزی کرده باشند می‌دانند که صرفاً دانستن دستورالعمل پخت غذا و داشتن مواد اولیه‌ی آن منجر به پخت غذایی خوشمزه نمی‌شود. انگار مسائلی همچون فوت کوزه‌گری وجود دارند که غذای شما را خوش عطر و بو می‌کند. مشابه چنین مسئله‌ای در مورد یادگیری سازمان هم صدق می‌کند. ممکن است سازمانی دانش عظیمی در مورد کارهایش جمع‌آوری کرده باشد ولی بدون سیستم مدیریت دانش نمی‌تواند این دانش را در اعضای سازمان خود نهادینه کرده و در نتیجه بهره ببرد.
دانش به عنوان یک دارایی
کارمندان دارایی‌های گران بهای سازمان‌ها هستند. به همین ترتیب دانش شان نیز دارایی‌های ناملموس این مجموعه‌ها است. هر فردی در طول دوران خدمتش، تجربه و مهارتی کسب می‌کند و آنرا با دیگران نیز در میان می‌گذارد و از این طریق جانشین‌هایی برای خود تربیت می‌کند. اما در اینجا برای انتقال تجربه، سازمان به افراد وابسته است. حال اگر سیستمی (مدیریت دانش) مسئولیت تدوین این دانش و تجربه را بر عهده بگیرد و آنچه در ذهن افراد می‌گذرد را به شکل همه‌فهم مستند کند، می‌تواند دانش تولید شده را مستقل از افراد و زمان خدمتشان ذخیره سازد و در سال‌های متمادی از آن استفاده کند.
یادگیری از شکست‌ها
مدیریت دانش بستری را فراهم می‌کند که سازمان بتواند از شکست‌هایش به گونه‌ای درس بگیرد که دیگر آنها را تکرار نکند و مدام در یک شکست درجا نزند.
افزایش رضایت مشتری
سازمان‌هایی که به رضایت مشتری توجه می‌کنند، درآمد خود را بیشتر از سایرین می‌توانند افزایش دهند. یکی از راه‌های برآورده کردن نیازهای حمایتی مشتریان، پشتیبانی است. اکثر سازمان‌ها برای انجام این کار، افرادی را به عنوان پشتیبان مشتری استخدام می‌کنند که اقدامی هزینه‌بر است. در صورتی که این کار می‌تواند با پورتالی انجام شود که به سیستم مدیریت دانش مجهز شده است و تجربه‌ی مشتری را در حمایت و پشتیبانی می‌تواند به شکل قابل توجهی بهبود دهد.
بنابرین مدیریت دانش سیستمی است که خیلی از دوباره‌کاری‌ها را در درون سازمان کاهش می‌دهد و زمینه‌ی رشد و یادگیری شرکت‌ها را فراهم می‌کند. سازمان با چنین سیستمی می‌تواند مستقل از افراد عمل کند و تجربیات تمامی افراد را به شکلی واضح و روشن در اختیار مابقی کارکنان قرار دهد
